1. Definities
    In deze procedure wordt verstaan onder:
    1. Accountantsorganisatie: Een onderneming of instelling die bedrijfsmatig wettelijke controles verricht, dan wel een organisatie waarin zodanige ondernemingen of instellingen met elkaar zijn verbonden;
    2. Directeur: Persoon met de bevoegdheid om namens de accountantsorganisatie verbintenissen aan te gaan betreffende de uitvoering van opdrachten op het gebied van de professionele dienstverlening en die het beleid bepaalt en de beslissingen neemt ten aanzien van alle aangelegenheden van onze accountantsorganisatie
    3. Medewerkers: Alle personen die werkzaamheden verrichten op basis van een arbeidscontract of andersoortige contracten voor De Jong Accountants;
    4. Klacht: Een schriftelijke kennisgeving van gedragingen van algemene, operationele of financiële aard, die mogelijk in strijd zijn met wet- en regelgeving, professionele beroeps- en gedragsregels, beleids- of gedragsregels van onze accountantsorganisatie of civielrechtelijke verbintenissen tussen Klager en De Jong Accountants;
    5. Commissie: De klachtencommissie als bedoeld in punt 3;
    6. Klager: De indiener van een klacht (natuurlijke- of rechtspersoon);
    7. Compliance officer: De functionaris als bedoeld in punt 2;
       
  2. Compliance officer
    De compliance officer is verantwoordelijk voor de registratie en behandeling van klachten over directie en medewerkers van onze accountantsorganisatie en ziet toe op de interne publicatie daaromtrent.
     
  3. Klachtencommissie
    1. De compliance officer kan voor een specifieke klacht een klachtencommissie instellen.
    2. De klachtencommissie bestaat uit minimaal twee onafhankelijke (niet op enigerlei wijze bij de klacht betrokken) leden die werkzaam zijn in of verbonden zijn aan onze accountantsorganisatie. De compliance officer treedt op als voorzitter van de klachtencommissie.
    3. De commissie is belast met de behandeling van en de advisering aan de directie over klachten die niet door middel van overleg met de klager of door middel van bemiddeling worden afgehandeld.
    4. De commissie kan de directie gevraagd of ongevraagd advies geven over de behandeling van de klacht dan wel over niet expliciet in een klacht opgenomen, maar wel relevante kwesties, dan wel over klachtwaardige zaken waarvan de commissie kennis draagt.
       
  4. Indienen van een klacht
    1. Een ieder heeft het recht bij de directie, de heer A.C.P.M. de Jong, of bij de compliance officer van De Jong Accountants, mevrouw R. van Son-Boere, een klacht in te dienen over de gedragingen van De Jong Accountants en/of haar medewerkers. Indien uw klacht (mede) betrekking heeft op gedragingen van onze directeur A. de Jong, gelieve dan uw schrijven bij voorkeur rechtstreeks te richten aan onze compliance officer.
    2. Een klacht dient schriftelijk te worden ingediend en ondertekend en bevat ten minste:
      1. de naam en het adres van de indiener;
      2. de dagtekening;
      3. een duidelijke omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht (inclusief vermelding van de bekende, relevante feiten en omstandigheden alsmede de overtreden norm).
         
  5. Registratie en ontvangstbevestiging klaagschrift
    1. Indien de klacht is ingediend bij de directie dan stelt hij hiervan de compliance officer onverwijld in kennis.
    2. De compliance officer registreert de klacht, met de datum waarop deze is ontvangen en zorgt ervoor dat de indiener van een klaagschrift binnen een week na ontvangst daarvan een ontvangstbevestiging en informatie over de procedure van klachtbehandeling wordt toegezonden.
    3. Indien een klaagschrift niet voldoet aan de in punt 4 geformuleerde eisen, wordt de klager binnen twee weken na ontvangst daarvan in de gelegenheid gesteld om het verzuim binnen twee weken te herstellen.
    4. Anoniem klagen is niet mogelijk.
    5. Indien de klager binnen genoemde termijn van twee weken niet overgaat tot herstel van het verzuim, kan de directie (eerst na overleg met de compliance officer) besluiten de klacht buiten behandeling te laten. De klager wordt daarover binnen twee weken na het verstrijken van de hiervoor bedoelde termijn geïnformeerd. Daarbij wordt hij gewezen op de mogelijkheid om vervolgens een klacht in te dienen bij de Autoriteit Financiële Markten.
       
  6. Klachtenbehandeling
    1. Binnen twee weken na de ontvangst van een klacht wordt overleg gevoerd met de klager. Dit wordt door de compliance officer geïnitieerd en hij bewaakt tevens de tijdige opvolging daarvan door directie en/of betrokken medewerker. Dit overleg dient er onder andere toe om vast te stellen of de klacht door middel van bemiddeling kan worden afgehandeld en om vast te stellen in hoeverre de klacht voor verder behandeling in aanmerking komt.
    2. Van het voeren van overleg, als in het vorige lid bedoeld, kan worden afgezien indien de directie (eerst na overleg met en advisering door compliance officer) van oordeel is dat zulks in het desbetreffende geval niet zinvol is.
    3. Indien overleg of bemiddeling leidt tot een oplossing waarmee de klager tevreden is, wordt de klacht niet verder behandeld. De klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, worden door de compliance officer schriftelijk geïnformeerd over de beëindiging van de klachtbehandeling.
    4. In de gevallen waarin overleg met de klager of bemiddeling niet leidt tot tevredenstelling van de klager, wordt de behandeling van de klacht voortgezet.
       
  7. Behandeling en advisering door een klachtencommissie
    1. In het geval dat de klachtbehandeling moet worden voortgezet overweegt de compliance officer hiervoor een tijdelijke klachtencommissie te benoemen. Zij neemt hieraan deel als voorzitter en informeert de overige commissieleden over alle zaken die met de klacht verband houden en stelt een termijn voor waarin advies over de klachtbehandeling moet worden gegeven aan de directie. Indien de compliance officer niet besluit tot het instellen van een commissie dan draagt zij zelfstandig zorg voor de verdere behandeling zoals onderstaand omschreven.
    2. De compliance officer rapporteert, nadat de behandeling door de commissie is afgerond, binnen de gestelde termijn aan directie, waarna de directie een besluit neemt over de afhandeling van de klacht.
    3. Indien tijdens de behandeling van de commissie verder zaken bekend worden stelt de compliance officer of directie de voltallige commissie hiervan onverwijld in kennis.
    4. Voor alle bij de klachtbehandeling betrokken bestuurders en medewerkers geldt een geheimhoudingsplicht.
    5. De commissie onderzoekt de klacht zorgvuldig en heeft – binnen de grenzen van wet- en regelgeving - toegang tot alle relevante gegevens en bescheiden.
    6. In bepaalde situaties kan de commissie het noodzakelijk achten om extern advies in te winnen bij derden waaronder professionele onafhankelijke instanties, onder de voorwaarde dat de vertrouwelijkheid en de zorgvuldigheid van de behandeling op eenzelfde wijze als door de commissie gewaarborgd zal worden. Met het indienen van uw schriftelijke klacht wordt u daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.
    7. De klager en de leden van de commissie behandelen de klacht vertrouwelijk. Over de klacht wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten De Jong Accountants behoudens voorzover een zorgvuldigde behandeling van de klacht –bijvoorbeeld gedurende het feitenonderzoek- dit naar het oordeel van de commissie vereist. Ingeval een dergelijke situatie zich voordoet zal klager schriftelijk worden geïnformeerd over het feit dat aan derden informatie wordt verschaft.
       
  8. Behandeling van interne klachten (Klokkenluidersregeling)
    In aanvulling op het overigens in deze regeling bepaalde, gelden ten aanzien van klachten van medewerkers de volgende aanvullende danwel afwijkende bepalingen.
    1. De medewerker die, met inachtneming van de bepalingen in deze regeling, te goeder trouw een klacht heeft ingediend, wordt op geen enkele wijze in diens rechtspositie benadeeld als gevolg van het indienen van die klacht. Dit geldt tevens voor de leden van de commissie en eventuele andere betrokkenen bij de behandeling van een klacht;
    2. Voordat de klacht ingevolge artikel 5 wordt geregistreerd, wordt de klager er uitdrukkelijk op gewezen dat De Jong Accountants zich zal inspannen eventueel verzochte anonimiteit te waarborgen, maar dat daaraan grenzen worden gesteld door rechtsplichten jegens derden, zoals bijvoorbeeld de plicht als getuige vragen te beantwoorden of de verplichting aangifte te doen.
    3. Indien gewenst kan de interne klager zich wenden tot de vertrouwenspersoon binnen onze organisatie om als klachtbegeleider op te treden. In uitzonderlijke gevallen is het toegestaan dat klager de klacht via deze vertrouwenspersoon indient in plaats van “rechtstreeks”. Een uitzonderingsgrond doet zich bijvoorbeeld voor indien, de relevante specifieke omstandigheden van het geval in aanmerking genomen, van de klager in redelijkheid niet verlangd kan worden de klacht zelf in te dienen. Alsdan zal de communicatie tussen de commissie en de klager via de vertrouwenspersoon lopen.
    4. De compliance officer heeft als taak om na afhandeling van de klacht binnen drie tot zes maanden te informeren of de klager, de klachtbegeleider en/of andere betrokkenen geen nadelige gevolgen ondervinden als gevolg van de ingediende klacht.
    5. Bij het verschaffen van informatie als bedoeld in artikel 7, lid f zal de naam van de klager niet worden genoemd en ook overigens zal de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de klager maximaal is gewaarborgd.
    6. Tenzij dit anders wordt afgesproken met de klager, zullen gegevens die betrekking hebben op de klacht niet in zijn of haar personeelsdossier worden opgenomen.
       
  9. Reactietermijn en verdaging
    De klager ontvangt zo spoedig mogelijk, doch in beginsel binnen tien weken na ontvangst van de klacht die aan alle eisen voldoet als omschreven in artikel 4 lid b een inhoudelijke, schriftelijke reactie naar aanleiding van de klacht.

    Indien de directie er niet in slaagt een klacht binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift, af te doen, draagt zij er zorg voor dat de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft vóór het verstrijken van de van toepassing zijnde termijn een mededeling van verdaging wordt gezonden.
     
  10. Oordeel directie
    1. De directie stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusie die zij daaraan verbindt.
    2. Bij het toezenden van zijn afdoeningsbrief aan de klager, wijst het bestuur deze op de mogelijkheid vervolgens een klacht in te dienen bij de Autoriteit Financiële Markten.
       
  11. Registratie van klachten
    De compliance officer draagt er zorg voor dat iedere schriftelijke klacht wordt geregistreerd. In de registratie worden opgenomen:
    1. naam en adres van de indiener van de klacht
    2. de dagtekening
    3. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

      Verder worden de gegevens opgenomen over de wijze van indiening en van behandeling en afhandeling van de klacht, over de doorlooptijd, en – indien van toepassing – over het oordeel van de directie over eventueel genomen maatregelen naar aanleiding van de klacht. Voor zover de compliance officer over de klacht heeft geadviseerd, wordt ook dit advies in de registratie ogenomen. De in deze regeling geformuleerde vertrouwelijkheidswaarborgen blijven hierbij onverkort van kracht.
       
  12. Interne publicatie
    De directie draagt er zorg voor dat in de vorige punt bedoelde geregistreerde gegevens jaarlijks op overzichtelijke en geanonimiseerde wijze intern worden gepubliceerd. Deze publicatie gaat vergezeld van een toelichting, waarin wordt aangegeven in hoeverre bepaalde klachten wijzen op structurele tekortkomingen in het functioneren van onze organisatie, en waarin wordt ingegaan op eventuele maatregelen om gesignaleerde knelpunten op te lossen. De compliance ziet hierop toe.
     
  13. Uitvoeringsregeling
    1. De directie kan in het belang van een zorgvuldige, effectieve en efficiënte uitvoering van de klachtbehandeling nadere regels vaststellen ter uitvoering van de klachten- en klokkenluidersregeling.
    2. De compliance officer wordt door de directie belast met het toezicht op de uitvoering van de klachten- en klokkenluidersregeling.
       
  14. Citeertitel
    Deze procedure kan worden aangehaald als: klachten- en klokkenluidersregeling.
     
  15. Datum inwerkingtreding
    Deze regeling treedt in werking op 9 september 2008 en is in de plaats getreden van de klachten- en meldingsregeling zoals voorheen (sinds december 2007) op onze website was gepubliceerd.